Der Einstieg in den europäischen öffentlichen Sektor kann ein Wendepunkt für Ihr Unternehmen sein. Mit einem hohen Customer Lifetime Value und dem Potenzial für langfristige Geschäftsbeziehungen bietet sich eine Gelegenheit mit erheblichen Belohnungen. Der Gewinn von Aufträgen im öffentlichen Sektor erfordert jedoch einen strategischen Ansatz, Geduld und ein tiefes Verständnis für die Beschaffungslandschaft. Wir stellen Ihnen Schlüsselstrategien vor, um diesen komplexen Markt erfolgreich zu navigieren.
Frühzeitig einsteigen
Einer der wichtigsten Faktoren für den Gewinn einer Ausschreibung ist das frühe Engagement. Ihre Erfolgschancen können sich verzehnfachen, wenn Sie von Anfang an dabei sind.
- Priorisieren Sie RFIs gegenüber Ausschreibungen: „Requests for Information“ (RFIs) sind Ihre Möglichkeit, die Anforderungen des Auftraggebers zu beeinflussen. Durch frühzeitige Teilnahme können Sie die Ausschreibung auf Ihre Stärken ausrichten.
- Beziehungen aufbauen: Knüpfen Sie Kontakte zu potenziellen Auftraggebern, bevor die Ausschreibung veröffentlicht wird. Frühe Gespräche positionieren Sie als vertrauenswürdigen Berater anstelle eines beliebigen Anbieters.
- Seien Sie proaktiv: Treten Sie von sich aus an Auftraggeber heran, bevor Anforderungen veröffentlicht werden, und besuchen Sie relevante Veranstaltungen.
Käufer sorgfältig qualifizieren
Nicht jede Gelegenheit ist gleich wertvoll. Investieren Sie Zeit, um Käufer zu qualifizieren und Ihre Bemühungen gezielt dort einzusetzen, wo sie am meisten Wirkung zeigen.
- Analysieren Sie den Ausschreibungstext: Ist die Sprache auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten? Wenn ja, könnten Ihre Erfolgschancen gering sein.
- Vergangene Aufträge recherchieren: Wer hat frühere Verträge für ähnliche Dienstleistungen gewonnen? Das Verständnis der Geschichte des Auftraggebers kann wertvolle Einblicke liefern.
- Dialog führen: Streben Sie persönliche Treffen an, oder, wenn das nicht möglich ist, planen Sie Online-Gespräche. Direkte Kommunikation kann Bedürfnisse aufdecken, die im Ausschreibungstext nicht ausdrücklich erwähnt werden.
- Kostenlose Tests anbieten: Ein kostenloser Test oder ein Pilotprojekt kann das Risiko für den Auftraggeber verringern und Ihren Mehrwert demonstrieren.
Vorsicht bei später Beteiligung
Wenn eine Ausschreibung bereits veröffentlicht wurde und Sie erst jetzt einsteigen, sollten Sie sich bewusst sein, dass Ihre Erfolgschancen deutlich geringer sind.
- Die Chancen verstehen: Zu diesem Zeitpunkt treten Sie in den Wettbewerb ein, ohne den Vorteil früher Einflussnahme.
- Machbarkeit bewerten: Machen Sie nur weiter, wenn Sie ein überzeugendes Alleinstellungsmerkmal (USP) haben, das Sie abhebt.
Ausschreibungen finden
Mit über 5.000 verschiedenen Portalen, die europäische Ausschreibungen veröffentlichen, erfordert das Finden der richtigen Chancen die richtigen Werkzeuge.
- Nutzen Sie TED für große Möglichkeiten: Größere Ausschreibungen müssen auf der Plattform Tenders Electronic Daily (TED) veröffentlicht werden. Diese zentrale Datenbank vereinfacht die Suche nach bedeutenden Verträgen und spart Ihnen Zeit und Mühe. Die Schwellenwerte sind hier definiert, aber zur Vereinfachung sollten Sie wissen, dass alle Ausschreibungen unter 143.000 € nicht in einem einheitlichen Format veröffentlicht und verbreitet werden müssen. Dennoch veröffentlichen Käufer manchmal kleinere Ausschreibungen auf TED, um mehr Aufmerksamkeit zu erregen.
- Ausschreibungen unterhalb der Schwelle: Solche Verträge müssen nicht in einem einheitlichen Format veröffentlicht werden. Sie sind auf über 5.000 Quellen verstreut, was sie schwerer auffindbar, aber auch weniger wettbewerbsfähig macht.
- Schlüsselwortsuche ist von gestern: Veraltete Plattformen finden Verträge einfach nach Schlüsselwort oder CPV-Code, was dazu führt, dass Ihr Posteingang mit irrelevanten Ausschreibungen überflutet wird. Solche Plattformen können Ihnen auch keine personalisierte Zusammenfassung der Ausschreibung liefern und haben nicht die Mehrheit der “unterhalb der Schwelle” Verträge.
- Automatisieren Sie Ihre Suche mit KI: Bei Tendery.ai vereinfachen wir die Beschaffung von Ausschreibungen aus allen europäischen Quellen auf einer einheitlichen Plattform. Bis Ende Winter 2025 verpflichten wir uns, zehnmal mehr Möglichkeiten für Ihr Unternehmen zu entdecken, als Sie heute selbstständig finden könnten.
Finden und kommunizieren Sie Ihr USP
Ihr Alleinstellungsmerkmal ist das, was Sie von der Konkurrenz unterscheidet.
- Stärken identifizieren: Was bieten Sie, das andere nicht können? Dies könnten innovative Technologien, außergewöhnlicher Kundenservice oder spezielle Fachkenntnisse sein.
- Botschaft anpassen: Passen Sie Ihre Kommunikation an, um hervorzuheben, wie Ihr USP die spezifischen Anforderungen des Auftraggebers erfüllt.
Glaubwürdigkeit und Vertrauen durch Referenzprojekte aufbauen
Vertrauen ist im öffentlichen Sektor entscheidend.
- Vergangene Erfolge nutzen: Präsentieren Sie Fallstudien und Erfahrungsberichte von früheren Projekten, insbesondere im öffentlichen Sektor.
- Zuverlässigkeit demonstrieren: Belegen Sie Ihre Fähigkeit, pünktlich und im Rahmen des Budgets zu liefern.
Informationen außerhalb der Ausschreibung finden
Das Sammeln zusätzlicher Informationen kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
- Umfassend recherchieren: Besuchen Sie die Website des Auftraggebers, und suchen Sie nach Projektbriefings, Strategiedokumenten und Jahresberichten.
- Fragen stellen: Beteiligen Sie sich an der Fragerunde während des Ausschreibungsprozesses. Das klärt nicht nur Anforderungen, sondern zeigt auch Ihr Interesse und Ihre Sorgfalt.
Preisstrategien
Preisgestaltung ist entscheidend für Ihren Erfolg.
- Überhöhte Angebote vermeiden: Lassen Sie sich nicht zu einem hohen Angebot verleiten, nur weil Sie ein großes Maximalbudget sehen.
- Intelligente Preisgestaltung: Nutzen Sie Ihre Branchenerfahrung, um die tatsächlichen Bedürfnisse des Käufers vorherzusehen, die er möglicherweise unterschätzt hat. Sie können zusätzliche Margen erzielen, indem Sie auf Nuancen eingehen, die der Käufer übersehen haben könnte.
- An USP anpassen: Wenn Ihr USP nicht außergewöhnlich stark ist, sollten Sie einen wettbewerbsfähigeren Preis in Betracht ziehen.
- Langfristig denken: Der wahre Wert liegt in der dauerhaften Beziehung, nicht nur im Erstauftrag.
Lange Verkaufszyklen
Der Verkauf an den öffentlichen Sektor ist ein Marathon, kein Sprint.
- Auf längere Zeitrahmen vorbereiten: Beschaffungsprozesse können aufgrund bürokratischer Abläufe langwierig sein.
- Regelmäßigen Kontakt halten: Bleiben Sie mit dem Käufer in Kontakt, ohne aufdringlich zu sein. Konsistente Kommunikation hält Sie im Gedächtnis.
Ihre Wettbewerber und Käufer im Blick behalten
- Aktivitäten der Wettbewerber überwachen: Verstehen Sie, was Wettbewerber anbieten, um sich besser zu positionieren. Finden Sie heraus, auf welche Regionen und Auftraggeber sich Ihre Mitbewerber konzentrieren.
- Analytische Tools nutzen: Nutzen Sie Plattformen und Software, die Einblicke in das Verhalten von Käufern und Markttrends bieten.
Die Europäische Union ist nur auf dem Papier ein offener Markt
Obwohl die Europäische Union offene Märkte fördert, sind grenzüberschreitende Verkäufe in der Realität selten.
- Lokale Präsenz ist entscheidend: Der Gewinn eines Vertrags in Ländern wie Deutschland oder Frankreich erfordert oft eine lokale Niederlassung.
- Partnerschaften in Betracht ziehen: Wenn Ihnen eine lokale Präsenz fehlt, kann die Zusammenarbeit mit lokalen Unternehmen Ihre Glaubwürdigkeit stärken.
- Persönliche Einladungen sind entscheidend: Wenn ein Auftraggeber Sie persönlich einlädt, ist dies ein starkes Signal, trotz potenzieller Hürden voranzugehen.
Fazit
Der Einstieg in den europäischen öffentlichen Sektor erfordert Strategie, Durchhaltevermögen und ein tiefes Verständnis der Beschaffungslandschaft. Durch frühzeitiges Engagement, qualifizierte Käuferansprache, den Zugang zu wichtigen Daten, eine effektive Kommunikation Ihres USPs und den Aufbau von Vertrauen können Sie Ihre Erfolgsquote erheblich steigern. Denken Sie daran, dass die anfänglichen Akquisekosten zwar hoch sind, aber der langfristige Wert die Investition lohnenswert macht.
Beginnen Sie diese Reise mit Geduld und strategischer Absicht, und Sie positionieren Ihr Unternehmen für nachhaltiges Wachstum im europäischen öffentlichen Sektor.